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致虚极守静笃的火烈鸟

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时间管理与工作习惯的黄金法则(百科版)  

2008-12-18 17:51:44|  分类: 转帖推荐 |  标签: |举报 |字号 订阅

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感谢好友小Z,这篇博文对我太有针对性。我准备择要打印挂于眼前,每日诵读于口、烂熟于心、践著于行,切记切记

 

      良好的工作习惯之一:今日事今日毕

清除你桌上所有的纸张,只留下与你正要处理的问题有关的东西。那些经常让你想到“有一百万件事情待做,可自己就是没有时间去做它们”,那种“没有止尽,做不完又必须做的感觉”都将在“今日事今日毕”的好习惯中消失。

 

良好的工作习惯之二:根据事情的轻重缓急行事

 

并不是所有的工作都能够随叫随做的,一定要按照事情的轻重程度来作合理的安排。因此在接受任务的时候要很明白事件的轻重缓急,并清楚地知道哪些工作是一定要优先安排的,哪些工作是可以兼顾来做的。

 

良好的工作习惯之三:工作要先写后做

 

我建议:先把工作要点写出来再开展工作。长期的经验告诉我,没有人能永远按照事情的轻重程度去做事。但我知道,按部就班地做事,总比想到什么就做什么要好得多!所以本部门挂了一副对联:上联是“想到的不能没有计划”,下联是“做过的一定要有记录”。

 

良好的工作习惯之四:不清晰的工作我不去做

 

本部门工作的不确定因素太多了,而客户能够给予我们的时间又实在太少了。我们一定要要搞清楚到底客户真正需要什么,也就是说“我要做什么”?假如连“我要做什么”都不能明确的话,那工作还有什么意义?。工作目标明确以后我就会想:“为什么要做这件事”、“我应该怎样去做”、“有没有更好的办法”?

 

良好的工作习惯之五:“5分钟”沟通

 沟通的时间不一定要很长,上班前的5分钟谈一谈工作的安排,下班后的5分钟说一说工作的总结,我觉得这样做效果蛮好的!我不反对整天埋头苦干,但有时沟通一下往往会事半功倍。

 

良好的工作习惯之六:“四个问题”常挂嘴边

问题1:究竟出了什么问题?

问题2:问题的起因是什么?

问题3:这个问题能找到哪些解决方法?

问题4:你建议用哪一种方法?

良好的工作习惯之七:做要事而不是急事  

在别人眼中认为急的事,却不一定是你的急事。

整天被急事缠着就如同“救火”,往往为没救成反而惹火烧身。

 

良好的工作习惯之八:一次只做好一件事

 集中精力做好一件事是每位优秀员工的资本。

蜜蜂不是惟一落在鲜花上的昆虫,但只有它采到了蜜

 

 

如果每天都有86200元进入你的银行户头,而你必须当天用光,你会如何运用这笔钱?

天下真有这样的好事吗?

是的,那就是“时间”。

每天每一个人都会有新的86200秒进帐。面对这样一笔财富,你打算怎样利用它们呢?   

 

时间管理总体水平测试:

下面的每个问题,请你根据自己的实际情况进行评分:

 从不——0分;

 有时——1分;

 经常——2分;

 总是 - - -3分

 

1.我在每个工作日之前,都能为计划中的工作做些准备。

2.凡是可交派下属(别人)去做的,我都交派下去。

3.我利用工作进度表来书面规定工作任务与目标。

4.我尽量一次性处理完毕每份文件。

5.我每天列出一个应办事项清单,按重要顺序排列,依次办理这些事情。

6.我尽量回避干扰性电话、不速之客的来访,以及突然的约会。

7.我试着按照生理节奏变动规律曲线图来安排我的工作。

8.我的日程表留有回旋余地,以便应对突发事件。

9.当其他人想占用我的时间,而我又必须处理更重要的事情时,我会说“不”。

 

测试结论 

0~12分:你自己没有时间规划,总是让别人牵着鼻子走。

13~17分:你试图掌握自己的时间,却不能    持之以恒。

18~22分:你的时间管理状况良好。

23~27分:你是值得学习的时间管理的典范。



时间是如何被浪费掉的

1.做事目标不明确。

2.作风拖拉。

3.缺乏优先顺序,抓不住重点。

4.过于注重细节。

5.做事有头无尾。 

6.没有条理,不简洁,简单事情复杂化。

7.事必躬亲,不懂得授权。

8.不会拒绝别人的请求。

9.消极思考。

 

 参考数据

人们一般每8分钟就会受到一次打扰,每小时大约7次,每天50 ~ 60次。平均每次打扰用时大约是5分钟,总共大约4小时。大约50% ~80%的打扰是没有意义或者极少有价值的。

每天自学1小时,7小时一周,365小时一年,一个人可以像全日制学生一样学习,3 ~5年就可以成为专家。

一个人如果办公桌上乱七八糟,他平均每天会为找东西花1个半小时,每周要花7个半小时。

善于利用时间的人不会把时间花在需要的事情上,而会花在值得的事情上。

时间管理当中最有用的词是“不”。

做一件事情实际花费的时间往往会比预期的时间多一倍。

如果你让自己一天做一件事情,你会花一整天去做;如果你让自己一天做两件事情,你也会完成它们;如果你让自己一天做12件事情,则会完成7 ~8件……

 

时间管理的方法----六点优先工作制

由效率大师艾维利在向美国一家钢铁公司提供咨询时提出的,被管理界誉为“价值2.5万美元的时间管理方法。

把每天所要做的事情按重要顺序,分别从“1”到“6”标出6件最重要的事情。每天一开始,先全力以赴做好标号为“1”的事情,直到它被完成或被完全准备好,然后再全力以赴地做标号为“2”的事,依此类推……

艾维利认为,一般情况下,如果一个人每天都能全力以赴地完成6件最重要的事,那么,他一定是一位高效率人士。

 

 时间管理的方法----帕累托原则

由19世纪意大利经济学家帕累托提出的。其核心内容是生活中80%的结果几乎源于20%的活动。

根据这一原则,我们应当对要做的事情分清轻重缓急,进行如下的排序:

A.  重要且紧急——必须立刻做。

B.  重要但不紧急——只要没有A类事的压力,应该当成紧急的事去做。

C.  紧急但不重要——只有在优先考虑了重要的事情后,再来考虑这类事。

D.  既不紧急也不重要——有闲工夫再说。

 

时间管理的方法----麦肯锡30秒的电梯理论

麦肯锡公司曾经得到过一次惨痛的教训:由于项目负责人无法在电梯从30层到1层的30秒钟内向对方公司董事长说明咨询结果,最终失去了一个重要客户。

麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚,凡事要直奔主题、直奔结果。

麦肯锡认为,一般情况下人们最多记得住一二三,记不住四五六,所以凡事要归纳在3条以内。这就是如今在商界流传甚广的“30秒电梯理论”或称“电梯演讲”。

 

 时间管理的方法----办公室美学

简洁就是速度,条理就是效率。简洁和条理也是一种美,是一种办公室的美学、工作的美学。我们应当养成如下良好习惯:

**物以类聚,东西用毕物归原处。

**不乱放东西。

**不整理好的东西编上号,贴上标签,做好登记。

**好记性不如烂笔头,要勤于记录。

**处理文件的3个环节:第一、迅速回复;第二、迅速归档,以免文件弄乱或弄丢;第三、及时销毁,没用的文件要及时处理掉,以免继续浪费时间和空间。

 

 时间管理的方法----莫法特休息法

《圣经·新约》的翻译者詹姆斯·莫法特的书房里有3张桌子:第一张摆着他正在翻译的译稿;第二张摆的是他的一篇论文的原稿;第三张摆的是他正在写的一篇侦探小说。

莫法特的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌,继续工作。

“间作套种”是农业上常用的一种科学种田的方法。人们在实践中发现,连续几季度种相同的作物,土壤的肥力就会下降很多。人的脑力和体力也是这样,如果长时间持续同一项工作内容,就会产生疲劳,使活动能力下降。如果这时改变工作内容,就会产生新的兴奋灶,而原来的兴奋灶则得到抑制,这样人的脑力和体力就可以得到有效的调剂和放松。

 

 总结----与大家共勉

目标——自己真正想要的是什么?

计划——明天最重要的是什么?

行动——按部就班,持之以恒

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